Başbakanlığın kamu kurumları arasında arşiv ve yazışmalarda birliktelik sağlama amacıyla 2005 yılında Standart Dosya Planına geçilmesi emri üzerine kurumlar bu plana göre yazışma kodlarını kullanmaya başlamışlardı. Standart dosya planında dosya numarasından önce yazının yazıldığı birimi gösteren haberleşme kodları devamında dosya numarası ve evrak kayıt numarası yer almaktaydı.
Örnek:
Sayı :B.02.0.ARV.0.11.01.03-805.02.01-3473
Birim Kodu Dosya No Kayıt No
Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı kodlamaya ilişkin önemli bir değişikliğe daha gitti. Eski kod sistemi kaldırıldı. Her kuruma sayılardan oluşan İdari Birim Kimlik Kodu verildi. Artık haberleşme kodu yerine birim kimlik kodu kullanılacak. 1 Ocak 2013 tarihinden itibaren tüm kamu kurumları kurum kimlik kodlarını kullanarak yazışma yapacaklar.
Örneğin eskiden Ankara Milli Eğitim Müdürlüğü Eğitim Denetmenleri Başkanlığı B.08.4.MEM.0.06.02.00 kodunu yazmaktayken. 1Ocaktan itibaren aynı birim: 69689422 kodunu kullanacak veya Bahçelievler Deneme Lisesi: B.08.4.MEM.2.64.LD kodunu kullanırken şimdi 14677859 kodunu kullanacak.
Yazışmalarda haberleşme kodundan sonra gelen standart dosya numaraları ise aynen kullanılmaya devam edilecek. Kurumlar kimlik kodlarını http://dtvt.basbakanlik.gov.tr/AnaSayfa.aspx adresinden arama yaparak veya http://dtvt.basbakanlik.gov.tr/KodlamaStandardi.aspx adresindeki listelerden öğrenebilir.
Doğan CEYLAN
Yönetim Bilimi Uzmanı
Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının Duyurusu aşağıdaki şekildedir.
DUYURU
Resmi yazışmaların sayı bölümünde kullanılan Haberleşme Kodları, resmi yazının hazırlanmış olduğu birimin sırasıyla devlet teşkilatı içerisinde bulunduğu erki (yasama/yürütme/yargı), bu erk içerisindeki kurumunu, kurumun alt birimini ve varsa daha alt birimleri göstermektedir. Bu nedenle devlet teşkilatında meydana gelen değişikliklere paralel olarak değişmektedir. Örneğin Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğünün Haberleşme Kodu, Başbakanlığa bağlı iken B.02.1.KYK iken Gençlik ve Spor Bakanlığına bağlandığında B.20.1KYK şeklinde değişmiştir.
Günümüzde kamu kurum ve kuruluşları tarafından geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) içerisinde, resmi yazıların değişken nitelikte olan Haberleşme Kodlarına dayalı olarak üretilmesi ve arşivlenmesi elektronik ortamda problemler oluşturmaktadır. Örneğin Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğünün elektronik belge arşivini B.02.1.KYK koduna dayalı olarak oluşturmuş olduğu düşünülürse Haberleşme Kodunun B.20.1KYK şeklinde değiştirildiğinde arşiv kayıtlarına erişim ortadan kalkacaktır. Bu nedenle DTVTde yer alan tüm kurum ve kuruluşlar ile bunların tüm alt birimleri için tekil ve değişmez (unique) nitelikte İdari Birim Kimlik Kodları tanımlanmıştır. Bu kodlar vatandaşlarımız için tanımlanan T.C. Kimlik Numaralarına benzemektedir.
Yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda, resmi yazıların sayı bölümünde Haberleşme Kodlarının Kullanımı yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanılmasına karar verilmiştir. Bu kapsamda tüm kurum ve kuruluşlara (Yargı kurumları ve Yerel yönetimler hariç) gönderilen resmi yazı ile değişikliğin, EBYS kullanan kurumlarda en kısa süre içerisinde (yıl sonu beklenilmeksizin), EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlar içinse en geç 01/01/2013 tarihi itibariyle hayata geçirilmesi gerektiği bildirilmiştir. Yargı kurumları ve Yerel yönetimlerde değişikliğin 01/02/2013 tarihi itibari ile başlatılması planlanmaktadır. Bu kapsamda tüm belediyelere ve ilözel idarelerine resmi yazı gönderilecektir.
Tüm kurum ve kuruluşlar ile bunların tüm alt birimleri için tanımlanmış olan İdari Birim Kimlik Kodlarına dtvt.basbakanlik.gov.tr internet adresinden ulaşılabilir.
Haberleşme Kodları ise DTVT işletilmesi kapsamında kullanılmaya devam edilecektir. Bu nedenle DTVT Görevlileri tarafından yeni kurulan kurumlar/birimler DTVTye haberleşme kodları ile eklenecek, hiyerarşik yapıda meydana gelen değişiklikler yine Haberleşme Kodları ile DTVTde güncellenecektir.
Önemle Duyurulur.