Sistem, açık kaynak kodlu ve dünya çapında yaygın olarak kullanılan gelişmiş bir ders dağıtım algoritması olan FET yazılımının e-Okul'a entegre edilmesiyle (MEB FET) çalışıyor.

 

Merkezi sistem üzerinden otomatik ders programı hazırlama sürecinin işleyişi ve öne çıkan detayları şunlardır:

 

1. Hazırlık ve e-Okul Veri Uyumu

Programın hatasız ve otomatik oluşturulabilmesi için öncelikle e-Okul sistemi üzerinde bazı temel adımların eksiksiz tamamlanması gerekiyor:

  • Zaman Tanımlamaları: Okulun sabah, öğle veya tam gün durumuna göre ders başlangıç ve bitiş saatleri sisteme girilir.
  • Şube ve Seçmeli Dersler: Sınıf/şube tanımlamaları yapılır ve öğrencilerin seçtiği dönemlik seçmeli dersler e-Okul'a işlenir.
  • Veri İndirme: e-Okul üzerinde yer alan IOK09008 - Haftalık Ders Dağıtım Programı Verileri İndir ekranından okuldaki mevcut öğretmen, ders havuzu ve sınıf bilgileri tek tıkla bilgisayara aktarılır. Bu sayede harici yazılımlardaki gibi listeleri sıfırdan elle girmeye gerek kalmaz.

 

2. Kısıtlamaların ve Esnekliklerin Belirlenmesi

Sistemin en güçlü tarafı, okulun ve öğretmenlerin özel durumlarına göre esnek kurallar (kısıtlamalar) tanımlanmasına izin vermesidir:

  • Öğretmen Müsaitlik Durumu: Hangi öğretmenin hangi gün ve saatlerde ders alamayacağı (örneğin süt izni, yüksek lisans günü veya nöbet durumları) sisteme kısıtlama olarak eklenir.

  • Pedagojik Kurallar: Blok derslerin ayarlanması, zor ve yoğun derslerin (Matematik, Fizik vb.) günün ilk saatlerine yerleştirilmesi gibi kurallar yüzde bazlı ağırlıklarla (örneğin %100 kesin uyulsun veya %95 esnetilebilir şeklinde) sisteme tanımlanır.

 

3. Otomatik Dağıtım Motorunun Çalışması

Tüm veriler ve kurallar yüklendikten sonra, sistem arka planda çalışan matematiksel algoritma sayesinde saniyeler (en geç 1-2 dakika) içinde tüm kısıtlamaları değerlendirir.

  • Hiçbir öğretmenin aynı saatte iki farklı sınıfa yazılmaması (Öğretmen Çakışma Koruması),
  • Hiçbir sınıfın aynı saat diliminde birden fazla dersle eşleşmemesi (Sınıf Çakışma Koruması),
  • Laboratuvar ve spor salonu gibi ortak alanların kapasite yönetiminin otomatik yapılması sağlanır.

 

4. e-Okul'a Doğrudan Aktarım ve Kontrol

Yazılım tarafından en ideal şekilde üretilen haftalık ders çizelgesi kontrol edildikten sonra tek bir dosya halinde yeniden e-Okul sistemine yüklenir.

Kritik Uyarı: Yeni oluşturulan ders programı e-Okul'da onaylandığı an, sistemde tanımlı olan eski çizelgeler tamamen silinir. Bu nedenle onaylama butonuna basmadan önce sınıf ve şube bazlı çıktıların son bir kez gözden geçirilmesi önerilir.

Bu merkezi otomatik sistem, özellikle çok sayıda şubesi ve öğretmeni olan büyük okullarda her dönem başında yaşanan ders programı krizini saniyeler içinde çözerek yönetim kademesine çok ciddi bir zaman tasarrufu sağlamaktadır.