e-Bordro    Gazete    Hava?    Künye

Milli Eğitim Bakanlığı standart dosya planına 5 yıl gecikmeyle de olsa geçti. Son olarak Bakanlığın 1 Ekim 2010 tarihinde Milli Eğitim Müdürlüklerine gönderdiği yazının kurumlara duyurulmaması nedeniyle kurumların halen bu planı uygulamadıklarını yazmıştım. Aynı gün İstanbul Milli Eğitim Müdürlüğü’nün 26.01.2011 tarihli  11337 sayılı yazıları ekinde “İstanbul Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğü Saklama Süreli Standart Dosya Planı” planı kurum.net üzerinden İstanbul’daki bütün kurumlara gönderildi.  Bu planda ortak alanlara ilişkin dosya planına ait indeks te yer alıyor. Ancak bu indeks tamamen hatalıdır.

İndeksten rastgele 10 örnek seçip verilmesi istenen konu numaralarına baktığımızda;
Öğretmenler kurulu… 771.03
Personel kimlik kartı… 909.10
SSK prim ödemeleri… 848.16
Sivil Savunma Tatbikatı… 955.05
Soruşturma işleri… 665
Araştırma işleri… 666
Arızalar … 707
Bina tefrişi …936.02
Denetlemeler …952.12
Soruşturma ile ilgili yazılar… 648

olarak yer alıyor. Bunları kontrol ettiğimizde on örneğin hiçbirinin gerçek konu  numarasını tutmadığı görülmektedir. Standart Dosya Planına göre konu  numarası vermekte personelin işini kolaylaştırmak amacıyla hazırlanan bu indekse itibar edilmemelidir. Yoksa bütün dosya numaraları yanlış verilecektir. Dosya numarası verirken dosya planının son halinden yararlanılmalı ve orada belirtilen konu numaraları verilmelidir.
Bu yanlışlığın muhtemel nedeni şudur:
Standart Dosya Planının ortak alanları 2005 yılında yayımlanmış, 31.12.2009 tarihinde Devlet Arşivleri Genel müdürlüğünce standart dosya planında revizyona gidilmiştir, bu çalışmada dosya numaralarında değişiklikler yapılmıştır. Standart dosya planı revize edilmeden önce böyle bir indeksin hazırlanmış olduğu,  planda revizyona gidildikten sonra ise indeksin yeniden düzenlenmesi gerekirken düzenlenmediği, yeni planla eski indeksin gönderildiği anlaşılmaktadır.
Ortak alanlara ilişkin sorumlu kuruluş olan Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün hazırladığı çalışmada zaten bir indeksin olmadığı görülmektedir. Bağlantıdan kontrol edilebilir. Pratik olması açısından birçok yetkili konu numarası verirken indeksten yararlanacak, indeksteki konu numaraları yanlış olduğu için dosyalamayı işin içinden çıkılmaz hale getirecektir. Bu  nedenle indeks yanlışlığı acilen düzeltilmelidir. Ya indeksin iptal edildiğine ilişkin yazı çıkarılmalı veya indeks düzeltilerek yeni bir yazıyla gönderilmelidir. İlgililere duyurulur…
Doğan CEYLAN
Müfettişler Derneği Başkanı